IFTA के तहत रजिस्टर करने वाली हर गाड़ी के लिए आपको पूरी जानकारी के साथ माइलेज और फ़्यूल रिकॉर्ड रखने होंगे। इन रिकॉर्ड को चार साल की अवधि के लिए अपने पास रखा जाना चाहिए, या तो तिमाही रिपोर्ट की नियत तारीख से या तिमाही रिपोर्ट दर्ज करने की तारीख से, जो भी बाद में हो। अनुरोध करने पर, आपको ये रिकॉर्ड Virginia डिपार्टमेंट ऑफ़ मोटर व्हीकल्स या किसी अन्य अधिकार क्षेत्र में उपलब्ध कराना होगा, जो कि IFTA का सदस्य है।
अगर आपके पास ये रिकॉर्ड नहीं हैं, तो आकलन और जुर्माना लगाया जा सकता है। इसके अलावा, उपरोक्त बातों का अनुपालन न करने पर आपका IFTA लाइसेंस निलंबित या रद्द किया जा सकता है।
स्वीकार्य माइलेज और फ़्यूल रिकॉर्ड
आपको माइलेज और फ़्यूल रिकॉर्ड की पूरी जानकारी रखनी होगी। मानकीकृत यात्रा रिपोर्ट सुझाई जाती है और उसे प्रोत्साहित किया जाता है।
स्वीकार्य स्रोत दस्तावेज़ों में निम्नलिखित सभी जानकारी शामिल होनी चाहिए:
- कैरियर का नाम
- गाड़ी का यूनिट नंबर
- यात्रा की तारीख (यात्रा की शुरुआत और समाप्ति)
- ट्रिप की शुरुआत और डेस्टिनेशन (शहर और राज्य)
- यात्रा की शुरुआत और समाप्ति ओडोमीटर/हबोडोमीटर रीडिंग
- यात्रा के मार्ग
- अधिकार क्षेत्र के हिसाब से माइलेज
- ट्रिप के कुल मील
- यात्रा के दौरान किए गए बल्क स्टोरेज से रिटेल ईंधन ख़रीदना और ईंधन की निकासी
- मासिक और त्रैमासिक माइलेज और फ़्यूल सारांश
इसमें नीचे दी गई जानकारी भी शामिल होनी चाहिए:
- गाड़ी के हिसाब से ड्राइवर का नाम
- इंटरमीडिएट स्टॉप (शहर और राज्य)
इलेक्ट्रॉनिक लॉगिंग डिवाइस (ELD) को फ़ेडरल मोटर कैरियर सेफ्टी एडमिनिस्ट्रेशन (FMCSA) के मानदंडों का अनुपालन करने के लिए डिज़ाइन किया गया है, ताकि सेवा अनुपालन के घंटों के लिए ड्राइवर के ड्राइविंग समय को सटीक रूप से रिकॉर्ड किया जा सके।
अंतर्राष्ट्रीय पंजीकरण योजना (IRP) और अंतर्राष्ट्रीय फ़्यूल टैक्स अनुबंध (IFTA) में से प्रत्येक के अधिकार क्षेत्र के अनुसार वाहनों की दूरी का दस्तावेजीकरण करने के लिए इलेक्ट्रॉनिक उपकरणों का उपयोग किया जा सकता है, बशर्ते ऑडिट के उद्देश्य से आवश्यक सहायक डेटा बनाए रखा जाए। यह चार्ट ELD और अनुपालन करने वाले IFTA/IRP इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड डिवाइस के बीच कुछ प्रमुख अंतर और समानताएं दिखाता है।
रिटेल फ्यूल परचेज़ के स्वीकार्य रिकॉर्ड
आपके पास ख़रीदे या प्राप्त किए गए सभी फ़्यूल का पूरा रिकॉर्ड रखना चाहिए, जिसमें आपके व्यवसाय में इस्तेमाल किया गया रिटेल और बल्क स्टोरेज भी शामिल है।
सड़क के पार इस्तेमाल के लिए रिटेल में ईंधन की ख़रीदारी को सत्यापित करने के लिए स्वीकार्य दस्तावेज़ यह हैं:
- रसीद
- इनवॉइस
- क्रेडिट कार्ड रसीद
- स्वचालित वेंडर-जनरेट किया गया इनवॉइस
- ईंधन ख़रीदने और चुकाए गए करों के बारे में जानकारी देने वाले विक्रेता से लिस्टिंग
इन दस्तावेज़ों में यह जानकारी होनी चाहिए:
- ख़रीदारी की तारीख
- मूल्य प्रति गैलन/लीटर और/या सेल की कुल राशि
- विक्रेता का नाम और पता
- गाड़ी का यूनिट नंबर
- खरीदे गए गैलन या लीटर की संख्या
- ख़रीदार का नाम
- फ़्यूल टाइप
ध्यान दें: अगर वाहन लीज़ पर दिया गया है, तो ईंधन की रसीद पट्टेदार या पट्टेदार के नाम पर हो सकती है, जब तक कि IFTA त्रैमासिक रिपोर्ट दर्ज करने वाले कैरियर से कानूनी कनेक्शन बनाया जा सकता है।
स्वीकार्य बल्क फ़्यूल स्टोरेज रिकॉर्ड
अगर आपके पास बल्क फ़्यूल स्टोरेज है, तो आपको ख़रीदारी, निकासी और इन्वेंट्री के रिकॉर्ड अपने पास रखने होंगे।
जिन वेंडर इनवॉइस में निम्नलिखित जानकारी होती है, वे थोक में ईंधन ख़रीदने के सबूत के तौर पर स्वीकार्य होते हैं:
- ख़रीदारी की तारीख
- फ़्यूल टाइप
- विक्रेता का नाम और पता
- मूल्य प्रति गैलन/लीटर और/या सेल की कुल राशि
- खरीदे गए गैलन या लीटर की संख्या
- ख़रीदार का नाम
इन्वेंटरी से ईंधन निकालने में निम्नलिखित जानकारी होनी चाहिए:
- निकासी की तारीख
- गाड़ी का यूनिट नंबर
- निकाले गए गैलन या लीटर की संख्या
- मासिक इन्वेंटरी रिकॉर्ड (इन्वेंट्री की शुरुआत और समाप्ति, स्टिक/गेज रीडिंग द्वारा समर्थित)
- फ़्यूल टाइप
ध्यान दें: बल्क स्टोरेज से निकाले गए ईंधन के रिकॉर्ड में योग्य वाहनों में रखे ईंधन को अन्य व्यक्तिगत उपयोगों से अलग करना चाहिए।